Veja as melhores práticas para se fazer uma conciliação bancária

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A conciliação bancária tem como objetivo verificar se há inconsistências de dados entre o controle financeiro executado internamente e o extrato das contas bancárias, checando se os lançamentos e suas datas são idênticas aos que constam nos registros dos bancos.

Muitos especialistas tendem a se aprofundar mais no estudo do fluxo de caixa, controle financeiro e no registro das entradas e saídas das operações financeiras, no entanto, poucos são aqueles que falam sobre a conciliação bancária como um processo essencial para essas análises acontecerem.

Neste artigo, vamos mostrar quais são as melhores práticas a serem adotadas para se fazer uma conciliação bancária, bem como os passos principais para realizar esse procedimento em sua empresa. Continue a leitura!

O que é a conciliação bancária?

A conciliação, como também é conhecida, é a conferência das contas bancárias junto ao controle financeiro interno, exercido por um departamento específico.

Como foi dito, o principal objetivo da conciliação é analisar se os dados fornecidos pelo controle financeiro externo estão em conformidade com as informações constantes no extrato bancário.

Em qual período deve ser executada?

O monitoramento dessas contas pode ser feito por semana, mês, semestre ou ano, a depender dos requisitos e do perfil da empresa em questão.

A maioria das empresas, independentemente do tamanho, costumam fazer esse controle mensalmente. No entanto, é possível melhorar ainda mais esse processo.

Uma conciliação bancária efetuada diariamente ou semanalmente permite que os saldos estejam sempre em conformidade com os valores reais que a empresa tem registrado no extrato bancário. Isso evita que as decisões sejam tomadas com base em valores incompatíveis com a realidade financeira da empresa.

Qual a importância da conciliação bancária?

Esse processo é algo fundamental para qualquer empresa. É possível, por exemplo, fazer uma comparação entre as saídas de vendas e os recebimentos à vista ou parcelado em cartões de crédito ou boleto.

Por meio da conciliação bancária, a gestão da empresa pode realizar um acompanhamento eficiente para verificar se existe algum erro e, assim, evitar retrabalho e desarmonia com o departamento financeiro.

A conciliação servirá aos gestores como uma forma de adquirir confiança nos relatórios gerenciais, uma vez que estes estarão compatíveis com os valores registrados nos extratos bancários.

Além disso, esse procedimento será útil à contabilidade, que fará a escrituração desses dados e, posteriormente, o registro perante os órgãos de fiscalização.

Como fazer a conciliação bancária?

A conciliação bancária é algo simples de ser realizado, mas alguns pontos devem ser observados com muita atenção.

Confira como fazê-la:

Verifique quantas contas bancárias existem

Para começar, é necessário verificar quantas contas bancárias existem na sua empresa e identificá-las separadamente, por banco e agência (caso tenha duas contas em uma mesma instituição).

Dependendo do tamanho da empresa e da sua atividade, podem existir várias contas bancárias em uma mesma instituição, cada uma delas com objetivos diferentes.

Utilize relatórios para a conciliação

A empresa deve ter um relatório de conciliação para executar o procedimento (controle de planilhas, como o Excel). Nele, serão registados todos os movimentos de entradas e saídas financeiras.

Como exemplos de movimentos financeiros, temos: os pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes, pagamentos de empréstimos do banco, o pagamento de salários , impostos, taxas e tarifas bancárias, dentre muitos outros.

Para cada conta bancária, é necessário um relatório separado. Apesar de muitas empresas usarem softwares para realizar o controle do movimento financeiro, é possível que ainda existam algumas lacunas entre as demonstrações financeiras e as contas bancárias. É sempre conveniente verificar todos os movimentos manualmente.

Realize a conferência dos relatórios com os extratos

Com os documentos bancários e os relatórios financeiros em mãos, o próximo passo é confrontá-los. Você pode verificar os saldos totais, para ver se eles estão iguais aos registrados no controle financeiro.

Imprima todos os extratos bancários com a posição final do período de tempo que você deseja verificar (dia, semana, mês ou trimestre), sem se esquecer de nenhuma das contas, mesmo as que não têm movimentos e permanecem ativas.

Da mesma forma, em seguida, imprima o relatório citado no item anterior com o mesmo período em análise. Compare lançamento a lançamento e destaque aqueles que estão incorretos.

Não se esqueça de verificar a data de registros. Assim como foi feito com os valores, a data também deve ser destacada, caso esteja diferente do extrato bancário.

Corrija as divergências

No curso do processo de conciliação, você poderá encontrar lançamentos incorretos, gerando divergências.

Essas divergências podem ocorrer por várias razões, e é importante que cada uma delas seja devidamente corrigida. Além disso, cada irregularidade deve ser sondada e pesquisada a fim de evitar novos erros no futuro.

Em seguida, os dados devem ser corrigidos e colocados idênticos àqueles que constam no extrato bancário, refletindo o equilíbrio entre o banco e o movimento financeiro.

No final da conciliação de todas contas bancárias da empresa, é importante que sejam justificados os erros encontrados e ajustes realizados.

Junte documentos utilizados na conciliação bancária

Depois de executado cada um desses processos de conciliação, o responsável por ele deve reunir todos os documentos originais de cada transação (faturas, recibos, entre outros) e anexá-los aos extratos em ordem crescente (do primeiro ao último dia de cada mês).

É interessante que esses documentos sejam arquivados em uma pasta exclusiva e, no final do mês, sejam enviados à contabilidade.

Todas as provas de pagamentos, extratos bancários da empresa e as conciliações realizadas neste período deverão ser encaminhadas ao setor contábil para que sejam realizados os registros contábeis.

A conciliação bancária servirá também ao setor de contabilidade, uma vez que fornecerá as informações corretas necessárias para o devido registro nos órgãos de fiscalização.

Uma conciliação bancária feita de forma inadequada  pode gerar inconsistências nas contas constantes do balanço patrimonial anual, prejudicando as empresas que necessitam desse documento, além de deixar uma grande margem para possíveis autuações por parte dos órgãos de registro e fiscalização.

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