Tudo sobre gestão financeira para médias empresas

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A maior parte dos negócios inicia suas operações de forma pequena, com poucos funcionários. Assim, é muito comum que novos empreendedores acumulem tantas ocupações — como definir produtos, conquistar clientes e elevar lucros — que a gestão financeira não ganha tanta atenção.

Quando a empresa atinge um médio porte e chega o momento de cuidar desse assunto, o empresário pode enfrentar alguns desafios para conseguir se organizar e fazer um planejamento eficiente

Isso acontece porque administrar as finanças de uma empresa requer tempo e conhecimentos específicos, que podem ter pouca ou nenhuma relação com o negócio principal da instituição.

Contudo, a gestão financeira é uma prática essencial para garantir o crescimento de uma empresa. Ela envolve planejamento, controle de gastos, análise de resultados, entre outras atividades que têm a função de potencializar rendimentos e aumentar o valor do negócio.

Uma gestão adequada permite não somente avaliar como projetar a situação atual, para evitar problemas e dívidas, mas também solucionar questões hoje para colher melhores frutos no futuro. 

Para garantir a saúde financeira e apostar no crescimento sustentável do seu negócio, acompanhe a leitura deste panorama completo que preparamos sobre gestão financeira para médias empresas.

A importância da administração financeira

É sabido que pequenas empresas nem sempre contam com uma estrutura ou departamentos com especialistas em finanças. Na maior parte do tempo, a gestão está focada em tarefas comerciais e produtivas, preocupada em alavancar o negócio. 

Por conta dessa realidade, os gestores podem sofrer com a falta de conhecimento, proximidade e experiência com as práticas de gestão de finanças na hora de tentar colocar esse setor em ordem. 

Todavia, o investimento em um bom plano de administração financeira pode ser um divisor de águas para a empresa, proporcionando seu crescimento e estimulando bons resultados. 

A gestão financeira empresarial tem como objetivo analisar e planejar resultados e ações para aprimorar o funcionamento de um negócio, bem como buscar formas de utilizar os recursos financeiros da melhor forma e evitar desperdícios e erros do passado. Assim, o gestor estuda o jeito mais vantajoso de captar, aplicar e investir recursos da instituição. 

Toda empresa tem contas a pagar e a receber. Porém, o descontrole em relação a essas informações pode desencadear uma série de problemas como perda de prazos, cobranças de impostos e despesas operacionais além do planejado.

Na ausência de um plano financeiro, empresas podem — além de não ter controle sobre o fluxo de dinheiro — não fazer ideia se estão tendo lucro ou prejuízo. Sem conhecer precisamente seus custos e despesas, a instituição não consegue calcular preços que garantam a sustentabilidade do negócio.

Ao mesmo tempo, em uma empresa na qual o ciclo financeiro não recebe atenção, os demais processos ficam sem suporte, uma vez que bem ou mal muitas operações dependem diretamente da disponibilidade de recursos. 

Controle de finanças

Agora que você compreende a importância da gestão financeira para sua empresa, conheça alguns passos para aprender a cuidar melhor do seu orçamento: 

1. Registre tudo 

Não deixe nenhum movimento de dinheiro passar sem ser devidamente registrado em uma planilha financeira, por mais sem importância que ele possa parecer.

Grande ou pequena, fixa ou variável, toda entrada e saída de recursos precisam estar documentadas. Sendo assim, comece montando uma planilha com todas as contas a pagar, seus prazos e formas de pagamento. Continue anotando demais gastos.

Dessa maneira, você terá uma dimensão real dos gastos e de como o orçamento da empresa está sendo aplicado. 

2. Anote gastos pessoais e empresariais separadamente 

Alguns empreendedores estão tão imersos no funcionamento de seus negócios que desenvolvem o hábito de misturar os gastos pessoais com os da empresa, bem como de usar o dinheiro próprio para pagar contas empresariais.

Não adote essa prática, pois ela pode afetar os resultados finais da empresa, prejudicar o fluxo de caixa — sobre o qual falaremos melhor a seguir —, causar um descontrole das contas e impossibilitar uma visão global sobre a situação do negócio. Defina seu salário mensal e não mexa no dinheiro da empresa para fins pessoais. 

3. Administre bem o fluxo de caixa 

Uma boa gestão de finanças para médias empresas depende do fluxo de caixa. Ou seja, assim como falamos antes, é imprescindível anotar todas as entradas e saídas de recursos. 

O fluxo de caixa pode ser realizado com o auxílio de uma planilha simples, que é um método válido, mas que sempre pode causar erros. Então, o recomendado é utilizar um software financeiro.

Recursos tecnológicos são muito úteis para o controle de informações e permitem consulta e geração de relatórios completos e precisos com a velocidade de um clique. 

Utilize esses relatórios para identificar possíveis desequilíbrios ou para verificar se existe a necessidade de elevar as vendas ou reduzir e parcelar pagamentos, por exemplo. A seguir, confira o que deve fazer parte do seu fluxo de caixa: 

3.1. Contas a receber

Identifique as fontes de recebimento e agrupe-as em diferentes grupos, se preferir, como de acordo com as datas, valores ou segmentos. 

Com essas informações organizadas, você pode criar estratégias para evitar a inadimplência, como enviar uma mensagem ou e-mail para lembrar clientes sobre a data de pagamento ou notificar um atraso. 

Outro ponto importante é que, com esses registros, torna-se mais fácil se programar para receber pagamentos a prazo e, assim, oferecer diferentes meios de pagamento para os clientes. Faça cálculos para saber quanto de desconto pode oferecer a um cliente que faz o pagamento antecipado, por exemplo.

3.2. Contas a pagar

Gerencie bem os prazos de vencimento de suas contas e considere colocar em débito automático despesas básicas como luz ou telefone, por exemplo, para evitar a cobrança de juros. 

Em relação às demais contas, como pagamento de fornecedores, o fluxo de caixa será bem útil: a ideia é segurar os recursos pelo máximo de tempo possível, garantindo um equilíbrio entre as contas recebidas e as que devem ser pagas.

Dessa forma, a empresa permanece com saldo positivo, sem precisar mexer no capital de giro ou solicitar empréstimos para honrar compromissos. 

Portanto, negocie prazos e condições de pagamento com fornecedores com base no seu estudo do fluxo de caixa. Dependendo do seu relacionamento com o prestador de serviço, é possível entrar em acordo sobre parcelamentos sem juros, entre outras possibilidades. 

Vale lembrar que o fluxo de caixa deve ser um reflexo da realidade da empresa. Assim, se uma conta não foi paga durante o mês e vai ficar para próximo, essa anotação deve estar presente nos registros. 

3.3. Movimentação do estoque

Tanto a falta quanto o excesso de estoque pode representar prejuízos para uma empresa. Controlar o estoque de perto evita que situações como o acúmulo de produtos armazenados — ou seja, dinheiro parado — aconteçam e prejudiquem o giro do negócio. 

Atualmente, o ideal é trabalhar com um estoque enxuto, que consiga atender às demandas sem afetar as vendas, além de não gerar muitas sobras.

Para atingir o número perfeito para seu negócio, acompanhe a movimentação do estoque e o volume das vendas e faça compras acertadas. 

Melhores práticas de gestão financeira empresarial 

Já abordamos, neste artigo, a importância de se fazer uma boa gestão dos recursos por meio de um controle financeiro desde o início do negócio.

A rotina de uma empresa deve ser dinâmica, assim como sua gestão financeira: ambas sempre em busca de um aperfeiçoamento contínuo. Por isso, conheça algumas dicas sobre as novas e melhores práticas de finanças para agregar ao seu planejamento: 

1. Considere diferentes cenários e possibilidades

Na hora de traçar os objetivos de sua empresa e tomar decisões para o uso do dinheiro, leve em consideração muitas variáveis, mesmo que elas possam não parecer relevantes no presente.

Pense em questões como uma crise financeira ou como períodos sazonais podem afetar a venda de determinados produtos. 

2. Fique atento na hora da formação de preços

Esse ponto é um dos mais importantes para uma boa gestão financeira. Os preços dos produtos ou serviços de uma empresa têm impacto direto no lucro, portanto é essencial ter atenção na hora de formá-los.

O preço de um item deve ser calculado com base em todos os custos necessários para sua produção. Isso envolve, além da matéria-prima, despesas com energia elétrica, mão de obra, água, entre outros. Assim, no final, o preço deve cobrir os gastos de fabricação e ainda conter uma margem de lucro para a empresa. 

Além disso, é preciso fazer uma pesquisa de tendências e ter em mente quais são os preços praticados pela concorrência para produtos iguais ou semelhantes aos seus. O valor cobrado pela sua empresa deve estar condizente com o do mercado, caso contrário, você corre o risco de perder muitas oportunidades de venda. 

3. Saiba reduzir gastos excessivos 

Fazendo um gancho com o tópico anterior, imagine que você descobriu, ao fazer o cálculo do preço, que seu produto está saindo por um valor muito alto e impraticável no mercado. Se isso acontecer, você pode estar tendo gastos excessivos na hora da produção. 

Quando uma empresa domina técnicas de operar com custos reduzidos, o empreendedor consegue garantir uma margem de lucro maior e ainda oferecer preços mais condizentes e até mais competitivos, se destacando perante aos concorrentes.

Assim, reavalie todo o processo e as despesas da cadeia de produção. Tente identificar o que pode ser eliminado ou reduzido sem que o item oferecido perca qualidade. Muitas vezes, empresas precisam buscar novos fornecedores ou negociar contratos mais vantajosos, por exemplo. 

4. Conte com o apoio da tecnologia 

A gestão de finanças é algo que pressupõe um controle de um grande volume de números e informações. Esse pode se tornar um processo cada vez mais árduo e suscetível a erros à medida que a empresa cresce. 

Nesse contexto, um software de gestão, além de modernizar os processos da empresa, facilita e muito a vida do empresário. Recursos digitais realizam o levantamento e o registro de números, cálculos complexos e demais atividades financeiras com muita agilidade e precisão.

Assim, os gestores contam com informações confiáveis e seguras em relatórios e demonstrativos, podendo tomar decisões mais embasadas.

Sistemas digitais permitem que o departamento financeiro seja bem organizado desde o início. Além de armazenarem dados, garantem a atualização de informações em tempo real.

Muitos desses softwares oferecem, ainda, vantagens como a possibilidade de operarem em dispositivos móveis, trazendo mais praticidade e mobilidade para o empreendedor. 

5. Monitore resultados continuamente 

Seu fluxo de caixa, planejamento financeiro e demais recursos utilizados para o controle das finanças devem ser monitorados sempre, de preferência mensalmente. O acompanhamento contínuo permite que empresários encontrem oportunidades ou identifiquem necessidades atuais de mudança.

Assim, o empreendedor não apenas verifica se tudo está caminhando conforme o planejado, mas também pode fazer ajustes que trarão melhorias financeiras para sua empresa. 

Crie o hábito de examinar relatórios de acompanhamento. Observe tudo: quanto foi gasto, volume de vendas, taxa de crescimento, entre outros aspectos e indicadores. Quando o empreendedor tem o costume de monitorar o que acontece, dificilmente será pego de surpresa por um mau resultado.

Pelo contrário: se o empresário tem controle da situação, consegue antecipar problemas e pensar em soluções mais rapidamente.

6. Entenda a diferença entre lucratividade e rentabilidade

Você sabe dizer se sua empresa é lucrativa, porém não rentável? Pois saiba que lucratividade e rentabilidade não são sinônimos e entender a diferença entre eles pode ajudar na sua gestão financeira. 

A rentabilidade diz respeito a uma visão mais ampla, relacionada aos gastos que um negócio tem com estoque e investimentos versus seus ganhos obtidos. Em suma, um negócio, para ser rentável, precisa ter uma receita mais alta do que as despesas com produção ou custos fixos. 

Para entender melhor, imagine que você vende certo produto por um preço, mas resolve agora dar um desconto. As vendas aumentam, mas isso não necessariamente indica que o faturamento foi positivo. As altas taxas de venda podem, na verdade, mascarar um problema de rentabilidade. 

Por outro lado, a lucratividade é calculada com base nos resultados das vendas e do lucro que cada produto comercializado gerou. Esse indicativo mostra a taxa de crescimento da empresa e também é essencial na hora de precificar os produtos. 

Juntos, esses dois índices se complementam e ampliam a possibilidade de fazer várias interpretações sobre os resultados financeiros. Com um olhar mais atento e apurado, o empreendedor consegue avaliar seus ganhos com base em diferentes pontos de vista e estudar diversas formas para operar seu negócio. 

Planejamento e ferramentas

Avaliar criticamente a situação do presente e planejar o futuro são partes importantes da gestão financeira de um negócio. Afinal, decisões e investimentos bem fundamentados fazem toda a diferença. 

Com o planejamento financeiro, a empresa consegue definir como utilizar de forma eficiente o dinheiro disponível e fazer projeções que ajudarão o empresário a reconhecer oportunidades em potencial, elaborar novas estratégias e direcionar melhor seu negócio, para crescer de forma saudável. 

Para incorporar essa prática na gestão da sua empresa, veja as etapas que fazem parte do planejamento orçamentário: 

1. Faça análise do cenário atual 

Antes de tudo, entenda a situação presente de sua empresa. Analise aspectos como tempo de atuação, público, produtos, patrimônio da instituição, entre outras características gerais sobre o perfil do seu negócio.

Reflita sobre os pontos fracos e fortes para poder investir inicialmente nas mudanças mais urgentes. 

2. Preveja cenários futuros

Não se pode prever o futuro, mas é possível se preparar para ele. Para isso, considere diferentes cenários e monte planos para eles. Estude formas de alinhar suas receitas e estruturar seus gastos (despesas fixas e variáveis) para essas diferentes situações. 

3. Elabore um plano de ação

Depois de avaliar o presente e pensar o futuro, chegou o momento de traçar um plano de ação que garanta que suas projeções se tornem realidade. Para isso, confira o passo a passo: 

  • Estabeleça metas (como, por exemplo, aumentar faturamento em 20%); 
  • Defina as ações necessárias (como vender mais? Investir em divulgação ou um novo produto? O que é viável?); 
  • Elabore um cronograma realista (período de tempo para essa meta ser atingida);
  • Crie as atividades que levarão ao cumprimento das metas e as distribua pela equipe; 
  • Acompanhe os principais relatórios mensais; 
  • Faça um registro de tudo para poder fazer avaliações precisas no fim de um determinado período (mensal ou anual).

Traçadas as metas, o plano e as tarefas, o gestor precisa, então, acompanhar o processo para entender melhor seu negócio, além de verificar que tipos de ações funcionam para seu empreendimento, o que está dando certo e o que deve ser ajustado. 

4. Adote boas ferramentas 

Quem não tem intimidade com números pode sentir dificuldade de realizar o controle e planejamento. Para isso, existem boas ferramentas que ajudam empreendedores a fazer uma boa gestão financeira de seus negócios de forma descomplicada. Conheça duas boas sugestões: 

4.1. DRE (Demonstração do Resultado do Exercício)

A DRE é uma ferramenta simples muito utilizada por empresas que buscam melhores resultados. Trata-se de um relatório que mostra o resumo econômico de todas as atividades de uma empresa, indicando se ela teve lucro ou prejuízo em determinado período. 

Também é um excelente complemento para o fluxo de caixa — outra ferramenta primordial sobre a qual falamos antes — e pode ser organizado em uma planilha simples ou em um software. 

Para seu cálculo, subtraem-se do faturamento bruto de uma empresa os custos operacionais, despesas, contribuições, impostos, entre outros gastos; revelando, assim, o resultado líquido do empreendimento de um intervalo de tempo escolhido. 

4.2. Softwares financeiros

Atualmente, são muitas as ferramentas para o controle financeiro que auxiliam no planejamento. Aplicativos eficazes permitem a armazenagem e a análise de informações, sendo aliados perfeitos na hora de acompanhar o andamento de processos, mensurar resultados e cumprir com os cronogramas.

Para assegurar que o planejamento dará certo, plataformas digitais são ótimos recursos para administrar dados e ter mais controle dos objetivos. 

Indicadores de desempenho

Avaliar resultados constantemente é imprescindível para garantir que uma empresa está trilhando o rumo esperado. Contudo, como saber exatamente o que deve ser analisado? Para fazer um diagnóstico mais preciso de diversas áreas de um negócio, uma boa medida é adotar indicadores de desempenho

Indicadores de desempenho permitem medir resultados com base em aspectos relevantes e específicos. Para cada indicador, existe um período de acompanhamento indicado além de metas a serem alcançadas. Dessa maneira, seu uso se torna realmente efetivo — e não apenas um outro meio de gerar mais números e relatórios. 

Confira, a seguir, alguns indicadores de desempenho para a gestão financeira que você pode incorporar na sua empresa: 

1. Faturamento bruto

Indica quanto dinheiro uma empresa vai receber, ou seja, o somatório de todos os ganhos obtidos dentro de um período. Se esse valor não estiver satisfatório, o empresário sabe que é preciso investir em ações para vender mais.

2. Ticket médio

Esse indicador se refere ao valor médio gerado por cada venda. Para descobri-lo, divida o faturamento total pelo volume de vendas de um determinado período. Esse número ajuda o empresário a entender como funciona a dinâmica de vendas de seu negócio.

O resultado pode apontar para a necessidade de mudar estratégias de marketing para vender mais ou investir em treinamento para a equipe responsável. 

3. Custos fixos

Esse é um indicador que um empreendedor não pode perder de vista. Se os custos fixos aumentam, o impacto no faturamento é significativo. Assim, controlar esse indicador é essencial para manter as despesas sob controle. 

4. Nível de endividamento

O crédito empresarial é uma grande ajuda para muitos empreendedores. No entanto, acumular muitas dívidas é preocupante e, por isso, é importante acompanhar esse indicativo com atenção para não acabar em uma situação de desequilíbrio. 

Calcule esse indicativo dividindo o total do Passivo (créditos contratados, contas a pagar, entre outros) pelo total do Ativo (com base nos dados do Balanço Patrimonial). Acompanhe esses resultados com rigor e mantenha atenção redobrada aos juros, que pesam mais ainda no orçamento. 

Por fim, lembre-se de que quando uma média empresa conta com um sistema de gestão financeira empresarial eficiente, ela tem tudo para crescer de forma sustentável e obter muito sucesso.

Ter mais controle sob as finanças e acompanhar os resultados de perto permite que um empreendedor atinja metas de planejamento e faça investimentos mais acertados. Portanto, aposte em boas práticas de gestão financeira para um futuro tranquilo e sólido para o seu negócio! 

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