Saiba como resolver os 7 erros mais comuns no fluxo de caixa

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O fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para o sucesso de um negócio, seja qual for a atividade em questão. Seu propósito vai muito além dos recursos disponibilizados em caixa, sendo útil também para auxiliar a gestão em relação a projeções e criando meios para que ela se organize melhor — tornando-se, assim, um de seus diferenciais.

Para aproveitar esse recurso ao máximo, é preciso saber como fazê-lo de maneira eficiente. E uma boa maneira de conseguir isso é conhecer os principais erros no fluxo de caixa cometidos pelas empresas. Quer saber quais são eles? Continue lendo e confira!

1. Confundir as finanças pessoais com as da empresa

Esse primeiro equívoco é um dos mais comuns. Ele acontece quando o gestor usa o dinheiro do caixa da empresa para arcar com suas próprias despesas, sejam pessoais, sejam familiares. A questão é que isso causa uma grande confusão patrimonial, pois gera uma visão distorcida das disponibilidades do empreendimento pela gestão.

Para evitar esse problema, crie contas-correntes independentes. Hoje, inclusive, várias instituições oferecem opções vantajosas para a abertura de contas empresariais. Assim você poderá contar com cartões separados, para movimentar as contas de maneira mais racional.

2. Não categorizar os lançamentos

Isso pode parecer um absurdo, mas boa parte das empresas brasileiras simplesmente não categoriza os seus lançamentos com eficiência. Sempre vale lembrar: a movimentação de recursos financeiros precisa ser feita de maneira simples para que tenha efetividade. Então, comece a separar suas entradas e saídas por grupos — isso facilitará a identificação da origem e do destino do capital circulante na empresa.

Dessa forma, você terá como identificar de maneira precisa a natureza dos gastos e agir caso seja necessário fazer cortes. Pense também que essa é uma boa maneira de identificar a origem dos seus maiores ganhos, o que permite a criação de ações mais eficientes para ganhar mercado.

3. Deixar as informações desatualizadas

Se você não atualiza diariamente o seu fluxo de caixa, não tem como garantir que os dados que tem em mãos são confiáveis. Imagine, por exemplo, uma organização que tem menos recursos do que suas lideranças imaginam e que, por isso, acaba surpreendida por não ter como arcar com seus compromissos.

Da mesma forma, pense em uma companhia que perde oportunidades por estimar de maneira imprecisa os recursos disponíveis. Erros como esses são consequência de uma avaliação equivocada, que pode ser fruto de um fluxo de caixa desatualizado.

A questão aqui é pensar de maneira estratégica: uma boa gestão precisa ter na informação um diferencial para o processo de tomada de decisão. Portanto, determine uma rotina diária de atualização, conferindo e contabilizando cada entrada e saída, conciliando-as com saldos para garantir que as informações sejam mesmo úteis para o seu negócio.

4. Fazer o registro de maneira errada

É preciso ser específico ao fazer os registros. Quanto mais informações disponíveis, melhor — afinal, isso ajuda você a identificar os processos e a tomar decisões futuramente.

Imagine uma empresa que vende doces e salgados, mas que registra suas vendas de maneira genérica: a cada produto vendido, a informação que consta é de uma unidade de doce ou de salgado. No fim do mês, como saber se as coxinhas têm feito mais sucesso do que as empadas ou as tortas, e assim por diante?

Erros dessa natureza podem até fazer com que você gaste mais com seus fornecedores, de maneira totalmente desnecessária. Por isso, lembre-se: informações específicas ajudam a projetar orçamentos. No caso citado, se a empresa vende, por exemplo, 20% a mais de coxinhas do que de tortas, ela tem como criar estratégias diferentes de acordo com cada produto.

5. Fazer o fluxo de caixa manualmente

A tecnologia permite mais do que simplificar a ação das pessoas. Ela consegue também sofisticar processos, gerando resultados cada vez melhores para diferentes tipos de atividades. Nessa lógica, ignorar a tecnologia no fluxo de caixa é um dos erros mais graves que um gestor pode cometer atualmente.

Ao fazer o controle financeiro manualmente, um funcionário corre o risco de cometer erros triviais diante de situações como o cansaço e a repetição de tarefas. Além disso, fazendo uso de planilhas, por exemplo, as pessoas podem anotar de maneira errada e até perder documentos que não estejam armazenados com segurança.

Pois um software resolve facilmente esse problema para a sua empresa. Ele permite diminuir a incidência de erros ao eliminar a ação humana em tarefas mais burocráticas e facilita o gerenciamento das movimentações de maneira otimizada.

6. Estimar de maneira equivocada as projeções

É preciso saber lidar com as informações que o fluxo de caixa disponibiliza. Do contrário, você pode tomar atitudes que vão prejudicar seriamente o futuro da sua empresa. Então, na hora de tomar decisões, não considere valores que a sua empresa ainda não recebeu.

Uma companhia que vende determinado produto em 3 parcelas, por exemplo, não pode se dar ao luxo de lançar o recebimento do valor integral logo que a transação é efetuada. Isso gera descontrole do fluxo de caixa e riscos empresariais. Afinal, e se acontecer algum problema e o consumidor, simplesmente, não conseguir pagar sua dívida no prazo?

Evitando essa interpretação equivocada do caixa, a sua empresa consegue evitar problemas como atrasos no pagamento de despesas, falta de recursos para viabilizar investimentos e a perda de credibilidade no mercado em que atua.

7. Desconsiderar o fluxo de caixa para tomar decisões

O grande diferencial desse mecanismo é justamente a facilidade que ele oferece à gestão da empresa quando precisa tomar decisões. Então, se você desconsiderar as informações geradas pelo fluxo de caixa ao tomar medidas, comete um equívoco que certamente irá atrapalhar, e muito, o futuro do negócio.

Um exemplo é quando o gestor compra produtos a vista, mas boa parte dos seus resultados financeiros se dão a prazo. Procurando fazer economia, ele pode criar problemas para o empreendimento por afetar o capital de giro da empresa. Isso, contudo, pode ser facilmente evitado se houver o entendimento do fluxo de caixa como uma ferramenta de controle e adequação ao mercado.

Enfim, como podemos ver, saber lidar com o fluxo de caixa é um diferencial que a sua empresa precisa construir para que os negócios prosperem. Por isso, evite esses erros de gestão e valorize essa parte importante da sua atividade!

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