Você sabe como fazer o fechamento de caixa corretamente? Esse procedimento é essencial em qualquer tipo de empresa, pois é o jeito certo de evitar prejuízos financeiros ao longo do período em que o caixa está funcionando.
Mas como realizar esse procedimento? Se você deseja saber tudo sobre fechamento de caixa, assim como no que exatamente ele consiste, continue com a leitura deste artigo. E nos tópicos a seguir confira as principais informações a respeito do tema.
- O que é fechamento de caixa
- Vantagens de realizar o procedimento
- Como fazer fechamento de caixa
- Dicas para fechamento de caixa
O que é fechamento de caixa
O fechamento de caixa é o termo que se usa para definir o processo que verifica as entradas e saídas do caixa da empresa ao longo de um certo período. Em lojas, por exemplo, em que todos os dias há vendas, o fechamento pode acontecer diariamente, no final do expediente.
Porém, também pode ser feito uma vez por semana ou até uma vez por mês, conforme o fluxo de caixa do negócio. Além disso, o fechamento de caixa pode ocorrer até mais de uma vez por dia. Como exemplo, é possível citar os supermercados.
Desse modo, sempre que uma funcionária termina o seu horário de trabalho, é comum que ela faça o fechamento de caixa para que outra pessoa assuma o seu posto. Portanto, o processo consiste ainda na conferência dos valores do caixa.
Esse cuidado é essencial para averiguar se está tudo certo e que não houve perdas. Ou mesmo se não há dinheiro a mais no caixa, o que também indica possíveis erros. Para tanto, o valor em caixa deve ser igual ao que indica as notas geradas por todas as vendas do período verificado.
Também, apontar as compras feitas, caso o caixa seja responsável pelo pagamento das despesas da empresa. Então, ao se perguntar qual a principal função do fechamento de caixa, pode-se dizer que é o de identificar se não houve prejuízos em determinado período.
Já quando as perdas financeiras são constatadas, exige-se rever o procedimento a fim de encontrar as brechas que possibilitam as falhas. E mais, ao averiguar um prejuízo no fechamento de caixa, pode indicar ainda que estão ocorrendo desvio de dinheiro.
Vantagens de realizar o procedimento
Embora evitar prejuízos seja a principal função do fechamento de caixa, o procedimento oferece diferentes vantagens. Afinal, trata-se de um grande aliado da gestão contas a receber e das contas a pagar, assim como do capital de giro.
Isso porque ao saber quanto dinheiro existe em caixa, essa informação ajuda a identificar se todas as contas a pagar e a receber estão em dia. Por consequência, é possível manter um capital de giro saudável para as finanças da empresa.
Dessa maneira, é possível dizer que todos os processos que servem para fazer verificações a respeito do dinheiro do seu negócio são bem-vindos. Por consequência, o controle rigoroso das finanças ajuda no planejamento financeiro e na tomada de decisões.
Além disso, o fechamento de caixa oferece o benefício de controlar os pagamentos feitos e recebidos independente da forma que eles são executados. Assim, consegue-se ter o controle adequado nas vendas a dinheiro, cartão, boleto e outros.
A diferença é como o sistema de fechamento de caixa é implantado. Hoje em dia, há softwares de gestão empresarial que auxiliam nessa atividade, tornando tudo automático.
Como fazer fechamento de caixa
Mas como fazer o fechamento de caixa? Para entender como funciona o procedimento, primeiro, é necessário saber que o caixa da empresa conta com quatro etapas. A primeira é a abertura de caixa, quando o trabalho inicia e no caixa existe apenas o valor inicial, chamado de fundo de troco.
Com ele, é possível pagar pequenas despesas que aparecerem no longo do dia, assim como serve de troco para vendas realizadas em dinheiro. Além disso, vale a pena também fazer uma conferência para se certificar que o valor existente é o que consta no sistema.
A segunda etapa é o registro de entradas e saídas, que acontecem durante o período de funcionamento do caixa. Desse modo, à medida que as vendas e as compras ocorrem, elas devem ser todas registradas pelo operador de caixa.
Nesse estágio, pode haver a chamada sangria, que se trata da realocação do dinheiro do caixa para um outro ponto. Por isso, é importante registrar esse valor para não se esquecer dele na hora de fazer o fechamento de caixa.
Outra situação comum é o denominado reforço de caixa, quando o caixa recebe dinheiro, o que costuma ser feito para que haja troco para os clientes. Mais uma fase é a verificação dos valores do caixa, quando o operador soma os valores existentes.
Para uma averiguação completa, recomenda-se contar os valores de acordo com o seu tipo. Ou seja, primeiro o dinheiro em espécime, depois somar as contas por cartão e separar de débito ou crédito, após, somar os cheques, tickets e outras formas de pagamento que a sua empresa aceita.
Quando for o caso, deve-se somar ainda as despesas do período, como salários dos funcionários, pagamento de fornecedores, contas de luz, água e outros gastos.
Por fim, existe a finalização do fechamento de caixa, em que se compara os comprovantes de pagamento ou o que consta no sistema com o dinheiro e outros registros físicos do caixa.
Dicas para fechamento de caixa
Caso haja muitas movimentações no caixa da empresa, uma dica é executar um fechamento parcial antes do fim do experiente. E no final realizar o fechamento total, sendo que esse cuidado proporciona um maior controle, inclusive, quando há suspeita de desvios.
Além disso, para evitar quaisquer discrepâncias, é essencial lançar as entradas e saídas assim que elas acontecem para não correr o risco de esquecê-las. Inclusive, as saídas de baixo valor, uma vez que elas podem causar discrepâncias no fechamento de caixa.
Outra dica é realizar o procedimento manual mesmo que exista um sistema automatizado. Desse modo, consegue-se ter uma conferência mais segura e assertiva.
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