Controle financeiro: as melhores práticas para gerir recebimentos e gastos

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Quando se trata de dinheiro para gerir os negócios, qualquer desatenção ou descuido no controle financeiro pode ser o ponto decisivo entre o sucesso e o fracasso — daí a importância de gerenciar bem os recebimentos e gastos.

Neste artigo, listamos práticas para saber melhor de onde vem e para onde vai o dinheiro que passa pela companhia e também para administrar melhor os recursos disponíveis. Acompanhe a leitura!

Controle financeiro: organize o fluxo de caixa

O primeiro passo para controlar melhor as finanças da empresa é organizar o fluxo de caixa. Com uma série de anotações de receitas e despesas, você poderá ver de onde vem e para onde vai o dinheiro e como usá-lo de forma mais eficiente e racional. 

Registre todas as receitas e despesas

O primeiro passo para organizar o fluxo de caixa é registrar todas as receitas e despesas em um determinado período, tomando cuidado para ele nunca ser superior a um mês. Se sua empresa tem muitas movimentações, o ideal é adotar um período semanal ou até mesmo diário para analisar os custos e entradas.

Identifique receitas e despesas futuras

O registro do fluxo de caixa deve conter apenas receitas e despesas consolidadas, para que o dinheiro que ainda está por vir, não seja confundido com o dinheiro que está disponível hoje.

No entanto, você também pode (e deve) ter no horizonte os recebimentos e gastos dos próximos meses, sejam eles fixos (como salários e contas de água, luz e telefone) ou variáveis (vendas parceladas, por exemplo).

Assim, você consegue visualizar não apenas quanto dinheiro tem hoje, mas também quanto dele está comprometido, além de antecipar melhor a quantia que a companhia deverá receber e poderá investir.

Divida as despesas em categorias

Depois de registradas as despesas e receitas, é importante criar categorias para identificá-las e classificá-las.

Atenção na hora de realizar a tarefa: muitas categorias podem resultar em um sistema demasiadamente complexo, que não permite uma avaliação prática, enquanto poucas categorias fornecerão uma análise superficial e insuficiente.

Crie centros de custos e lucros

Outro ponto importante na hora de organizar o fluxo de caixa é criar centros de custos e lucros para classificar receitas e gastos.

Muita gente costuma se confundir com categorias e centros de custos e lucros. A diferença básica é a seguinte:

  • Categorias descrevem o que são os gastos; 
  • Centros de custos e lucros mostram onde são feitos estes gastos dentro da empresa, como filiais, unidades de negócio, lojas e setores, entre outros.

Essa divisão é importante para a tomada de decisões, pois permite saber quais são as divisões da empresa responsáveis por trazer mais dinheiro e quais são aquelas que têm custos mais altos.

Use um software administrativo

Os passos descritos acima podem ser feitos usando o bom e velho caderninho ou planilhas no computador. No entanto, a melhor alternativa disponível hoje em dia são os programas específicos para essa função.

As vantagens são muitas, como geração de gráficos e relatórios sem precisar conhecer funções complicadas, criptografia dos dados para maior segurança das informações e, em alguns casos, aplicativos para celular, que permitem atualizar o fluxo de caixa de qualquer lugar.

Separe as finanças pessoais das corporativas

Organizar o fluxo de caixa é um bom começo, mas não é tudo. Ele é o primeiro passo para tomadas de decisão que ajudarão no controle financeiro da companhia. 

Uma medida importante para quem é dono de empresa, é separar os gastos pessoais dos gastos da companhia. Do contrário, fica muito difícil saber como vai a saúde financeira do negócio. O ideal é ter um cartão corporativo e contas separadas. Se são vários sócios, defina um pró-labore para barrar retiradas indiscriminadas.

Além disso, vale a pena guardar uma parte do dinheiro da empresa para criar um fundo de emergência,  prevendo gastos eventuais e outros imprevistos.

Evite atrasos

Agora que as despesas estão organizadas, é possível prever melhor quando algumas contas vencem. Use isso a seu favor e evite pagamentos atrasados. Pode parecer óbvio, mas é uma ótima forma de não perder dinheiro com multas, juros e encargos.

Verifique se há custos que podem ser reduzidos

Com o fluxo de caixa organizado, você consegue saber o quanto de dinheiro entra ou sai da empresa. Se você está fechando no vermelho, é hora de tomar atitudes para conter o desperdício.

A classificação em categorias e a divisão em centros de custos e lucros, feita anteriormente, ajuda a identificar mais facilmente quanto dinheiro está indo para que tipo de despesas. Assim, você pode conferir se há despesas que podem ser cortadas ou ao menos reduzidas.

É importante ter em mente que não são todos os gastos que podem ser contingenciados. Comece com o que não é essencial, o que não afeta sua operação e o que não atrapalha os processos da empresa. Diminuir as despesas com energia elétrica e material de escritório é um bom exemplo do que pode ser cortado.

Preste atenção no estoque

Um estoque cheio é sinônimo de dinheiro parado. Por isso, é importante tomar consciência de que um bom controle financeiro passa, também, por um bom controle de estoque.

O ideal é identificar produtos que têm muita saída e manter uma boa quantidade deles armazenada, para garantir vendas e manter clientes.

Já produtos que saem pouco podem ter estoques menores, o que evita dinheiro parado, além de, por exemplo, problemas com prazos de validade.

Negocie com fornecedores

Converse com seus fornecedores e peça condições melhores para o pagamento. Essas condições podem ser prazos mais longos, para manter dinheiro em caixa enquanto os produtos não são vendidos ou os pagamentos não chegam, ou descontos no caso de compras em grande quantidade ou pagamento à vista.

Faça um planejamento anual

Um grande aliado do bom controle financeiro é o planejamento. Use as informações do fluxo de caixa, mas não se limite a elas: faça um estudo sobre a empresa, seu segmento no mercado, os principais concorrentes, o momento da economia e as tendências.

Munido dessas informações, você pode prever diferentes cenários e projetar gastos, investimentos e receitas para o ano todo como forma de não ser surpreendido e garantir uma boa saúde financeira para a companhia.

Agora você já sabe: um bom controle financeiro começa com um fluxo de caixa organizado, passa por medidas para economizar e continua com o planejamento dos meses futuros. Juntas, todas essas posturas permitirão uma boa administração de gastos e recebimentos.

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