Como otimizar a gestão de contas a pagar e a receber?

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Uma empresa bem-sucedida costuma ter a organização como um de seus principais diferenciais. E quando pensamos na questão financeira isso se torna ainda mais importante! É preciso ter critérios para lidar com a gestão de contas a pagar e a receber de modo a simplificar as ações e evitar problemas maiores como atrasos e até o surgimento de multas.

Garantindo esse controle, você tem como tornar mais exata a sua relação com o dinheiro, algo que será fundamental considerando o longo prazo.

Ir mais a fundo no tema é o propósito deste artigo. Pretendemos apresentar a você algumas dicas para facilitar a sua vida e tornar o seu trabalho mais qualificado. Ficou interessado? Então acompanhe!

Faça o registro de todas as contas a pagar e a receber

A primeira dica é a mais básica de todas, mas acredite, boa parte dos gestores simplesmente não realiza registros. Isso tem a ver com o próprio comportamento do brasileiro: 45% das pessoas não controla as próprias finanças.

Essa realidade, quando estendida para o mundo corporativo, costuma gerar sérios problemas. Sem o conhecimento exato das contas da empresa, o gestor não tem como visualizar seus resultados e fazer estimativas, sendo surpreendido o tempo todo.

O primeiro passo para resolver esse problema é categorizar as despesas. Faça uma divisão simples entre custos fixos e variáveis e passe a registrar sempre os valores referentes a cada um deles, bem como as formas de pagamento para que você tenha como controlar seus gastos e prever os resultados de maneira adequada.

Essa primeira dica é bastante simples, mas pode fazer toda a diferença para o negócio.

Controle as datas de vencimento

É preciso ter consciência a respeito da proximidade dos vencimentos. Dessa forma, você pode se programar e controlar o pagamento de contas, tanto as que tem para receber quanto para pagar.

Uma maneira muito simples de fazer isso é usar o próprio Excel como ferramenta. Crie colunas para cada conta e ao lado delas faça novas colunas com seus respectivos valores e datas de vencimento. Existem fórmulas que podem ser aplicadas para aperfeiçoar esse controle.

Adote o recurso que julgar mais adequado para esse trabalho. Com o devido controle das datas de vencimento será muito mais fácil lidar com os prazos.

Crie critérios para a determinação de datas

Uma maneira segura de manter as contas devidamente organizadas é trabalhar com a padronização de datas. Assim, fica mais fácil fazer o monitoramento de eventuais atrasos, bem como a identificação de clientes que pagam com antecedência. Dessa forma, a gestão tem um ganho significativo: poder fazer estimativas a cada mês.

O ideal é que a empresa seja disciplinada na sua rotina de cobrança. Quando isso não acontece e ocorrem atrasos nas operações, podem haver problemas nos pagamentos e outras inconveniências. Comece então a racionalizar essas datas, pensando sempre as possibilidades do empreendimento. Empresas que atuam sem pensar nesse critério correm o risco de enfrentar maiores dificuldades em relação à inadimplência.

Negocie as contas a pagar

É sempre importante ter critérios para lidar com as dívidas. Quando elas começarem a sair do controle, o ideal é partir para a renegociação. Tente evitar o efeito cumulativo dos juros, procurando negociar com o banco ou outros credores. Pagamentos parcelados costumam ser quitados com maior facilidade.

Da mesma forma, esteja disposto a negociar quando tiver contas a receber. Em casos em que existe a possibilidade de o cliente não ter como pagar, pode ser mais vantajoso para a sua empresa receber em mais vezes do que não receber.

Lembre-se que nem sempre as coisas acontecem conforme o esperado e que, na realidade de algumas empresas, será inevitável se deparar com a renegociação. Sendo assim, defina uma política para lidar com essa questão para que você tenha como evitar maiores prejuízos.

Outro detalhe importante: o cliente que hoje enfrenta dificuldades, pode se recuperar e no futuro se tornar um parceiro importante. Portanto, olhe para esse cliente da mesma forma que gostaria que o seu credor olhasse para você.

Apresente vantagens para o pagamento antecipado

Uma medida preventiva importante que sua empresa pode adotar é criar estratégias para melhorar as taxas de recebimento. Afinal de contas, agindo com antecipação, é possível evitar todo o desgaste que situações de inadimplência costumam trazer. Ofereça benefícios para quem paga à vista ou antes do prazo. Isso diminui a ocorrência de atrasos, reduz o risco de inadimplência e dá ao cliente motivos para pagar em dia.

Receber antes do prazo determinado dá à empresa condições para garantir mais capital de giro e fidelizar clientes. Vantagens excelentes tanto para o fluxo de caixa quanto para gerar credibilidade para a organização.

Utilize um software para automatizar esse processo

Determinados softwares podem ser a solução para simplificar todas as ações anteriormente citadas e dar a você a tranquilidade necessária para lidar com o seu empreendimento. Em tempos modernos, abrir mão deles pode fazer você perder tempo e dinheiro no dia a dia.

Com as planilhas, você pode organizar seu fluxo de caixa, mas gastará alguns minutos e até horas para colocar tudo em ordem. Já com um software específico, tanto o controle de recebíveis pode ser facilitado quanto o cálculo do impacto da inadimplência no empreendimento poderá ser feito.

Com um bom sistema de gestão, você tem como fazer o devido controle das contas a receber e ainda integrar dados de diferentes departamentos para simplificar o gerenciamento da empresa.

Afinal, ter uma atenção especial às contas da empresa pode ser o diferencial que ela precisa para lucrar mais e assim apresentar resultados significativos. Considere as dicas aqui apresentadas e acompanhe o desempenho da companhia.

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