Como organizar o fluxo de caixa de uma empresa?

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Equilibrar as finanças de sua empresa até pode parecer uma tarefa difícil e que requer muito trabalho, certo? Mas sabia que você pode fazer isso de maneira eficiente, rápida e fácil? Para conseguir, é fundamental organizar o fluxo de caixa do seu negócio.

Esse esforço passa por otimizar a rotina do departamento financeiro, acompanhando a gestão do capital de giro da empresa. Assim, é possível aproveitar todos os fatores positivos que o controle do fluxo de caixa traz.

Que tal saber mais sobre esse tema? Confira neste post tudo sobre o assunto para começar a aplicar no seu negócio!

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta, tanto financeira quanto gerencial, que pode auxiliar a gestão de uma organização sob diferentes pontos de vista. Além do dinheiro em espécie, o fluxo de caixa conta com os valores disponíveis em contas correntes e aplicações de curto prazo, que são aquelas que possuem fácil resgate ou não têm carência.

O fluxo de caixa também é formado pelas entradas e saídas do período. Esses valores estão ligados, em sua maioria, com o fluxo operacional da organização. As entradas são recebimentos pela comercialização de produtos e serviços, enquanto as saídas são desembolsos feitos com o intuito de manter as atividades empresariais. São assim classificados os valores gastos com salários, fornecedores, contas a pagar em geral, impostos, entre outros.

Da comparação entre as entradas e saídas do caixa e dos equivalentes — como também são conhecidos os valores no banco — será obtido o fluxo de caixa do período. Esse valor representa as disponibilidades da organização para que ela gaste ou invista conforme suas necessidades.

Como elaborá-lo?

A tecnologia deve ser a grande aliada daqueles que querem organizar o fluxo de caixa em uma empresa e implementá-lo de forma eficiente. Dessa maneira, optar por soluções automatizadas pode ser um grande diferencial para sua organização. Depois de definir como o fluxo de caixa será feito, é preciso escolher uma data de corte.

A data de corte marca o início dos registros de seu fluxo e, a partir desse momento, os saldos em dinheiro e de equivalentes de caixa devem ser reconhecidos, assim como todas as entradas e saídas. Depois de comparados, você passará a ter o fluxo de caixa de sua organização.

Essa inserção de dados deve ocorrer de forma diária, para que o fluxo de caixa possa mostrar como está a situação em tempo real em sua empresa. Uma das vantagens disso é o acompanhamento pontual do capital de giro, evitando que a empresa fique descapitalizada.

Para isso, é preciso inserir na rotina de sua empresa a cultura de preenchimento das informações do fluxo de caixa. Ele deve ser acompanhado das conciliações bancárias, relatórios de pagamento e recebimento e outros dados que permitam a supervisão e o controle de suas finanças.

Para isso é preciso automatizar as atividades financeiras, oferecendo recursos que permitam essa atualização em tempo real e, principalmente, o acompanhamento de tudo. Só assim é possível organizar o fluxo de caixa de forma adequada, devido à quantidade de informações que são trocadas atualmente.

Em uma empresa de grande porte, por exemplo, a entrada e saída de capital acontece a todo momento durante o dia, mesmo com datas mais específicas de pagamento. Essa situação demanda controle mais organizado e dinâmico.

Quais cuidados são necessários com ele?

Com a elaboração do fluxo de caixa, além da questão da inserção diária dos lançamentos, é necessário que sejam contabilizados todos os documentos, independentemente de seu valor, já que toda a movimentação precisa ser reconhecida.

Outra necessidade é o cuidado com o histórico, que deve ser completo e detalhado. Isso serve para compreender o fato registrado e, em caso de dúvidas, esclarecer o lançamento em questão. Esse detalhamento também será utilizado para a categorização e posterior análise gerencial do fluxo de caixa.

A contabilização dos documentos também deve contar com documentos contábeis que comprovem o fato e sejam válidos. Para isso, utilize notas fiscais, cupons, contratos e outros que tenham validade e possam comprovar o que realmente aconteceu naquela determinada operação.

Quando uma empresa possui muitos cheques pré-datados, tanto recebidos quanto utilizados para pagamento, precisa tomar cuidado. O registro só deverá ocorrer no momento de sua compensação no banco. O mesmo raciocínio vale para pagamentos e recebimentos feitos em parcela.

Quais os principais tipos de fluxo de caixa?

Para otimizar ainda mais as funcionalidades de organizar o fluxo de caixa, é possível fazer diferentes tipos, cada um deles com foco específico em necessidades que a empresa possa ter. Vamos conhecer os principais?

Fluxo operacional

Nesse tipo, como o próprio nome sugere, são registradas apenas as entradas e saídas de valores relacionados à operação da empresa, ou seja, todo capital movimentado em necessidades que o negócio tem para funcionar.

Esse fluxo de caixa ajuda muito a entender de forma mais dinâmica e concreta como está o lucro da empresa. Se há mais entradas do que saídas nessa etapa, as chances de o negócio se comportar positivamente é alta.

Fluxo livre

O fluxo de caixa livre é aquele que identifica quais são os valores restantes após todas as movimentações. Ou seja, quanto restou após todas as despesas e custos serem pagos, para que ocorra o funcionamento da empresa normalmente.

Organizar o fluxo de caixa dessa maneira permite à empresa ter uma ideia de como ela consegue gerar dinheiro, avaliando isso rapidamente e permitindo projeções mais fiéis, seja para médio ou longo prazo.

Fluxo descontado

A principal proposta desse fluxo de caixa é medir qual é o valor de venda de uma empresa, analisando suas entradas e saídas de capital. A análise dessa movimentação permite saber qual é a possibilidade de retorno em um negócio que venha a ser concretizado.

Nesse caso, é feita uma projeção descontando taxas que significam possíveis riscos e os ativos que ainda ficarão de posse do antigo proprietário, assim chegando ao valor da empresa. Organizar o fluxo de caixa desse tipo também é uma forma segura de chegar a esses valores em casos de fusão.

Fluxo para investimentos

Focado em investimentos, esse fluxo observa a movimentação da empresa em prol de identificar valores que sobram após todos os descontos, visando redirecionar esse capital para investimentos.

É fundamental ressaltar que organizar o fluxo de caixa desse tipo só é possível quando a empresa está funcionando bem, com boas margens e conseguindo arcar com todas as suas despesas e custos.

O fluxo de investimentos está sempre registrando quais desses valores foram direcionados para os investimentos da empresa, assim registrando os ganhos obtidos com esses movimentos de ampliação do patrimônio.

Fluxo projetado

Simples, porém, extremamente eficiente, o fluxo projetado permite saber como estarão as finanças da empresa em um momento futuro, fazendo isso baseado nas entradas e saídas que estão acontecendo atualmente.

Para isso é feita uma espécie de média com os recebimentos e com as saídas que ocorrem no presente da empresa, conseguindo chegar, assim, a uma ideia do que esperar no futuro sobre a empresa.

Praticando esse fluxo, é possível entender como a empresa se comporta a longo prazo, planejando possíveis melhorias para obter mais lucro e saídas com menor impacto, além de organizar o crescimento do negócio.

Fluxo direto

O fluxo direto é bastante objetivo e tem sua utilidade, com o registro de tudo aquilo que a empresa recebe, sem considerar nenhum tipo de desconto. Sua utilidade principal é manter um controle bastante organizado e otimizado de tudo que a empresa recebe no dia a dia, funcionando como um histórico eficiente para uma análise futura.

Fluxo indireto

O fluxo indireto usa como base os demonstrativos de exercício, documento elaborado por qualquer empresa e que registra lucros e prejuízos, considerando todo tipo de variável possível. O nome indireto é dado, pois não é necessário nenhum fluxo para fazer esse controle, mas somente o balanço da empresa e outros registros desse tipo.

Quais as vantagens do fluxo de caixa?

Além de auxiliar na organização financeira, possibilitando uma racionalização das finanças, evitando o pagamento desnecessário de multas e juros por atrasos e outros problemas administrativos, o fluxo de caixa traz inúmeras vantagens.

Uma delas, que também ocorre do ponto de vista financeiro, é a possibilidade de acompanhamento pontual dos clientes e de seus recebimentos. Assim, em um eventual atraso, já é possível agir, evitar a possível inadimplência e também a descapitalização na sua organização. Veja, em detalhes, mais algumas.

Gerenciamento preciso da empresa

Do ponto de vista gerencial, organizar o fluxo de caixa ajuda na compreensão dos resultados da organização e de como andam as receitas e as despesas dela. É possível que o gestor conheça, de forma detalhada, quem são os principais clientes, tipos de produtos e serviços, valor do ticket médio e épocas de maiores e menores entradas de recursos. Com isso, é possível buscar, se necessário, soluções de crédito ou ainda criar reservas para que a empresa possa ter liquidez.

Outra possibilidade é o controle e acompanhamento das despesas. Para isso, poderão ser gerados relatórios por produto ou serviço, linha de produção ou em relação ao valor global da organização. O gestor pode, com base nesses dados, fazer diferentes formas de planejamento e buscar a maximização dos resultados.

Ainda falando do ponto de vista gerencial, o fluxo de caixa é também um instrumento de planejamento. O fluxo de caixa projetado pode ser utilizado para saber hoje como sua empresa estará em determinado momento no futuro e, com base nisso, diferentes estratégias e formas de alcançar seus objetivos podem ser traçadas.

Redução de custos

Com o detalhamento do que entra e sai, ao organizar o fluxo de caixa é possível saber o que mais tem demandado capital da empresa. Os investimentos são fundamentais para manter o negócio girando, porém é sempre importante buscar soluções no que diz respeito a esses custos.

Os valores observados no fluxo podem ser mais altos do que se esperava ou do que é o adequado para determinadas despesas, e sempre deve haver uma busca constante por equilibrar isso. Com esse maior controle é possível fazer isso de forma eficiente.

Reduzir custos é sempre uma necessidade de qualquer empresa, e o fluxo mostra exatamente onde é possível identificar esses valores acima do que é saudável às finanças da empresa. Assim, o equilíbrio vai ser mantido, sem nenhum gasto além do que deve.

Projeções das finanças

O planejamento estratégico de uma empresa depende muito também do equilíbrio das finanças, e para ter isso a longo prazo é preciso trabalhar com projeções. Elas permitem verificar como o caixa da empresa se comportou durante determinado período, até chegar ao momento final, observando nessa projeção inicial, comparando os valores estimados ao que foi realmente atingido.

Esse trabalho ajuda a entender melhor a regularidade de despesas e entradas na empresa, para assim buscar uma administração mais responsável, de forma que o caixa esteja sempre saudável.

A projeção também é de grande auxílio para preparar o planejamento para o próximo ano, por exemplo, já que ela deu indicativos de como a empresa se comportou financeiramente naquele período.

Controle de recebíveis

Organizar o fluxo de caixa ajuda muito no controle de recebíveis, que é uma demanda muito importante para as empresas. Sejam pagamentos parcelados, sejam valores provenientes de serviços prestados, mensalmente há valores certos que precisam entrar na conta. Não receber adequadamente esse dinheiro pode causar impactos mais significativos na saúde desse negócio.

Com a organização do controle de tudo que entra e sai, qualquer inconformidade pode ser investigada, checando o motivo pelo qual qualquer valor que seja não entrou, mesmo tendo que estar em conta. Assim é possível identificar clientes inadimplentes ou qualquer outro tipo de questão que impeça o recebimento desses valores.

Neste post, você viu que, para um bom planejamento financeiro, utilizar o fluxo de caixa é primordial e facilita a sua rotina, tanto do ponto de vista financeiro quanto do gerencial.

Aliado à tecnologia, o fluxo permite diferentes ganhos, evitando que sua empresa tenha títulos em atraso, pagando por isso multas e juros, e também ajuda a diminuir a inadimplência — o que contribui positivamente para que ela cresça de forma saudável e tenha liquidez.

Organizar o fluxo de caixa também permite o acompanhamento das receitas e despesas, maximizando o resultado, e ajuda o gestor no planejamento do capital de giro, auxiliando-o na busca de soluções inteligentes e que supram as necessidades da organização.

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