7 dicas eficazes para controlar as contas a receber na sua empresa

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Como você controla as contas a receber no seu negócio? Existe uma estratégia para lidar com esse tema ou você é daqueles que convive com atrasos e inadimplências?

Saiba que um bom controle de contas é fundamental para garantir o sucesso de um empreendimento. Por isso, vale a pena entender o que pode ser feito para aperfeiçoar a sua relação com as receitas e fazer desse processo um recurso interessante para a boa gestão.

Se você se preocupa com o sucesso da sua empresa, não deixe de conferir as dicas que preparamos aqui. Acompanhe e passe a controlar melhor as suas receitas!

1. Registre todas as contas a receber

O primeiro passo a ser dado sempre é em direção à organização. Com o devido registro das contas em função de seus prazos de recebimento, você consegue fazer um controle mais rigoroso e evitar vários problemas, como as cobranças em datas equivocadas, além de estar preparado para lidar com situações de inadimplência.

Aqui, não importa o recurso utilizado para fazer o gerenciamento dos recebimentos, mas, sim, que tudo esteja em ordem para que você tenha como localizar o que for necessário e reunir os dados corretos para conferência de valores, datas e nomes dos pagadores.

Mantenha as informações em dia. Se possível, busque soluções modernas para facilitar esse processo. Isso deve ajudar muito no controle de contas.

2. Torne os processos mais sofisticados

Você pode controlar as contas que sua empresa tem para receber usando um simples caderno. Basta mantê-lo atualizado e de maneira que você entenda as informações ali inseridas. Entretanto, saiba que é possível fazer esse controle de maneira mais eficiente.

Aposte em recursos informatizados, como uma planilha de fluxo de caixa. Com esse tipo de documento, você realiza o gerenciamento das contas recebidas com maior grau de sofisticação, além de ter como gerenciar as contas que ainda não foram pagas. É um recurso que favorece a agilidade da gestão das movimentações financeiras sem que haja custo de implementação.

Quer modernizar ainda mais os processos? Um software com funções de controle de fluxo de caixa pode tornar a tarefa ainda mais simples e trazer resultados significativos para o negócio.

Pensar em soluções avançadas se tornou inevitável com a evolução tecnológica. Por isso, busque sempre alternativas em função das características da sua empresa.

3. Envie cobranças sem atrasos

Alguns detalhes fazem toda a diferença. Nesse sentido, evite atrasar o envio de cobranças. Quando isso acontece, possivelmente o seu cliente também atrasará o pagamento, algo que não será bom para nenhuma das partes.

Sendo assim, faça o registro da contra a receber logo que a venda for realizada. Emitindo a cobrança de imediato, você mantém o seu controle financeiro atualizado e cria meios para o seu cliente se organizar adequadamente para fazer o pagamento no dia certo.

Esperar que somente o cliente aja com responsabilidade pode ser um erro grave. Organize a sua empresa para ser ela a primeira a agir com adequação. Isso diminui os problemas e facilita a gestão.

4. Controle as inadimplências

Esse é um ponto que exige toda a atenção por parte do gestor. A inadimplência é um problema que precisa ser enfrentado o quanto antes.

Crie uma política para lidar com o tema. Uma vez que você tem o seu controle de contas a receber, é possível identificar quais são os clientes que não fizeram o pagamento no prazo estipulado. 

A partir de então, o ideal é entrar em contato com eles para fazer a cobrança das prestações em atraso.

Trabalhe com relatórios sobre os clientes nessa situação para permitir que o departamento de cobranças crie estratégias em função das características de cada grupo. Isso facilita a argumentação e ajuda a criar caminhos para que a comunicação seja eficiente.

Tendo critérios para lidar com a inadimplência, você pode diminuí-la e garantir melhores resultados a partir de uma relação mais amigável com os clientes.

5. Ofereça vantagens para pagamentos antecipados

Uma maneira de valorizar quem paga corretamente e, inclusive, incentivar os inadimplentes a mudar de postura em relação à sua empresa é trabalhar com incentivos para quem efetua os pagamentos de maneira antecipada.

Você pode apostar em diversas soluções, como ofertas na compra de produtos, vantagens em determinadas ações, descontos na compra com empresas parceiras, entre outras práticas.

Esse tipo de abordagem gera uma experiência positiva de compra e ajuda a diminuir o problema dos descumprimentos.

Pense em vencer pelo benefício. Isso pode melhorar a relação da sua empresa com sua clientela e evitar riscos e dores de cabeça maiores.

6. Oriente a sua equipe

Cobrar não é algo fácil de ser feito, mas é algo que deve ser realizado. Portanto, capacite a sua equipe de modo a fazer com que essa exigência seja cumprida adequadamente.

Uma empresa precisa ter um banco de dados para que dele saiam as informações que a equipe usará para fazer as cobranças. Ali não podem ser encontrados erros. Da mesma forma, o cliente não pode ser cobrado por algo que não existe ou de forma equivocada.

O ideal é que a companhia conte com um calendário regular para fazer treinamentos, revisando os procedimentos. Fatores como o bom senso costumam ser essenciais em uma negociação.

Uma equipe bem treinada resolve problemas e dá dinamismo às ações do dia a dia. É preciso garantir isso para o seu time.

7. Negocie valores e prazos

A cobrança pode ser entendida também como uma oportunidade de mostrar para o cliente que a empresa quer facilitar a vida do consumidor e ajudar a resolver seus problemas. Ao oferecer boas vantagens, ouvi-lo e apresentar alternativas para resolver as pendências, o seu negócio pode ganhar credibilidade no mercado em que atua.

É preciso abrir espaço para a negociação. Descontos para o pagamento à vista, por exemplo, assim como condições mais favoráveis para compras futuras precisam ser consideradas. Personalize as soluções e procure encontrar um caminho comum. Isso certamente será benéfico para a sua empresa e para o público.

Você viu como é possível lidar com as contas a receber de maneira criteriosa e útil para a sua empresa. Comece a aplicar as soluções e confira os resultados.

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